PROCEDURA PER LA PROTEZIONE DELLE PERSONE CHE SEGNALANO ATTI ILLECITI

1. Riferimenti normativi

1.1 La presente procedura individua le modalità di applicazione da parte del CNOS – FAP Regione Sardegna del D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, adottato in attuazione della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo (“whistleblowers” o informatori).

1.2 La presente procedura ha la finalità di tutelare pienamente coloro che in buona fede segnalano atti illeciti conosciuti nel contesto lavorativo di appartenenza, dal momento che, come indicato al Considerando n. 1 della Direttiva UE 1937 del 2019, “chi lavora per un’organizzazione pubblica o privata o è in contatto con essa nello svolgimento della propria attività professionale è spesso la prima persona a venire a conoscenza di minacce o pregiudizi al pubblico interesse sorti in tale ambito. Nel segnalare violazioni del diritto unionale che ledono il pubblico interesse, tali persone (gli «informatori – whistleblowers») svolgono un ruolo decisivo nella denuncia e nella prevenzione di tali violazioni e nella salvaguardia del benessere della società. Tuttavia, i potenziali informatori sono spesso poco inclini a segnalare inquietudini e sospetti nel timore di ritorsioni. In tale contesto, l’importanza di garantire una protezione equilibrata ed efficace degli informatori è sempre più riconosciuta a livello sia unionale che internazionale”.

1.3 La presente procedura è redatta tenendo conto anche delle indicazioni contenute nei seguenti autorevoli documenti approvati dalle relative organizzazioni dopo l’entrata in vigore del D. Lgs. 24/2023:

• Linee Guida di ANAC del 12 luglio 2023;
• Linee Guida di Confindustria del 27 ottobre 2023.

2. Persone che possono effettuare le segnalazioni

2.1 Le categorie di persone che possono avvalersi del diritto di effettuare segnalazioni secondo la presente procedura sono le seguenti:

• i lavoratori subordinati assunti alle dipendenze dell’ente con contratto sia a tempo determinato che indeterminato, anche nel periodo di prova;
• le persone che hanno svolto colloqui di lavoro poi non andati a buon fine, relativamente ad eventuali circostanze illecite apprese nella fase di selezione;
• i lavoratori autonomi che svolgono attività a favore dell’ente;
• gli addetti delle ditte appaltatrici che svolgono servizi a favore dell’ente mediante contratto di appalto;
  
• i liberi professionisti e i consulenti dell’ente;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• i componenti degli organi statutari dell’ente;
• i lavoratori anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

2.2 La procedura non riguarda invece gli utenti esterni delle attività gestite dall’ente, che possono effettuare segnalazioni nelle altre modalità previste dalle procedure in vigore per reclami e segnalazioni.

3. Circostanze che possono essere oggetto delle segnalazioni

3.1 I segnalanti, come individuati nel paragrafo precedente, possono avvalersi della presente procedura per segnalare le seguenti circostanze contrarie al diritto nazionale e dell’Unione Europea, purché riferite esclusivamente al contesto lavorativo:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo e riferibili al medesimo contesto lavorativo;
• comportamenti attivi od omissivi commessi in violazione del codice etico dell’ente;
• altri comportamenti attivi od omissivi riferibili al contesto lavorativo e idonei a ledere l’interesse pubblico, l’integrità o la reputazione dell’ente.

3.2 A titolo esemplificativo, tenuto conto di quanto indicato dalla Direttiva UE 1937/2019 e dal D. Lgs. 24/2023 e dalla tipologia di attività che caratterizza l’ente, rientrano tra le circostanze che possono essere oggetto di segnalazione secondo la presente procedura:

• corruzione di pubblici ufficiali;
• presentazione di dichiarazioni false alla Pubblica Amministrazione;
• presentazione di informazioni false per ottenere finanziamenti pubblici o privati;
• riciclaggio di denaro;
• violazioni delle norme sull’uso del contante;
• illeciti di natura fiscale;
• illeciti in materia ambientale;
• violazione delle norme in materia di sicurezza o salute sul lavoro;
• violazione delle norme in materia di sicurezza alimentare;
• molestie e discriminazione di genere nel luogo di lavoro;
• violazioni della normativa in materia di protezione di dati personali;
• abusi nei confronti di soggetti minorenni;

3.3 Richieste o lamentele individuali non possono essere oggetto di segnalazione attraverso la presente procedura.

3.4 La presente procedura è orientata a fornire protezione solo alle persone che effettuano segnalazioni in buona fede. Infatti, come indicato al Considerando n. 32 della Direttiva UE 1937/2019, “per beneficiare della protezione della direttiva, le persone segnalanti dovrebbero avere ragionevoli motivi, alla luce delle circostanze e delle informazioni di cui dispongono al momento della segnalazione, che i fatti che segnalano sono veri. Tale requisito è una garanzia essenziale contro le segnalazioni dolose e futili o infondate, in modo da garantire che le persone che, al momento della segnalazione, hanno fornito deliberatamente e scientemente informazioni errate o fuorvianti, siano escluse dalla protezione”.

4. Gestore interno destinatario delle segnalazioni

4.1 Le segnalazioni oggetto della presente procedura sono ricevute dal gestore interno delle segnalazioni appositamente istituito dall’ente e individuato nell’avvocato Emanuele Montemarano.

5. Canale interno e modalità per effettuare per le segnalazioni

5.1 Le segnalazioni al canale interno possono essere effettuate con le seguenti modalità:

• in forma scritta, mediante lettera raccomandata;
• in forma orale, su richiesta del segnalante, attraverso un incontro diretto con il gestore della segnalazione.

5.2 Le segnalazioni a mezzo raccomandata devono essere inviate al seguente destinatario avv. Emanuele Montemarano, all’indirizzo Studio Legale e Commerciale Montemarano, via di Santa Costanza 27, 00198 Roma.

5.3 La segnalazione dev’essere inserita in due buste chiuse, includendo nella prima i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione”.

5.4 Gli appuntamenti per un colloquio personale con il gestore della segnalazione possono essere fissati contattando il numero telefonico 0686215861 (centralino dello Studio Legale e Commerciale Montemarano, attivo da lunedì a venerdì dalle 9.30 alle 18). Il colloquio personale potrà poi essere in presenza, telefonico o in video-collegamento ed avverrà di regola entro 10 giorni lavorativi dalla richiesta.

5.5 In caso di colloquio telefonico, in presenza o mediante collegamento a distanza, essendo tali incontri non registrati, il gestore predispone un verbale dell’incontro che viene controfirmato dal segnalante, che ne riceve una copia.

5.6 Se la riunione a distanza in piattaforma viene invece registrata, previo consenso del segnalante, al medesimo viene inoltrato il video prodotto in automatico dalla piattaforma utilizzata per il web meeting.

5.7 Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dal gestore individuato dall’ente e sia evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing (ad esempio esplicitata la dicitura “whistleblowing” sulla busta o nell’oggetto o nel testo della comunicazione), la stessa dev’essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento e senza trattenerne copia, al gestore, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

6. Azioni successive al ricevimento della segnalazione e tutela della riservatezza

6.1 Il gestore, una volta ricevuta la segnalazione, provvede secondo i seguenti criteri, meglio dettagliati nel presente paragrafo della procedura:

• rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
• mantiene i contatti con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
• stabilisce gli approfondimenti e gli interventi necessari a seguito delle segnalazioni ricevute; d) fornisce riscontro al segnalante entro tre mesi dalla segnalazione.

6.2 L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa può evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dal segnalante stesso, a persone diverse dai componenti del gestore delle segnalazioni, che a loro volto sono autorizzate a trattare tali dati, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

6.3 Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare scaturito dalla segnalazione, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo con il consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità.

6.4 In caso di segnalazione anonima, ovvero in assenza di un’indicazione da parte del segnalante dei riferimenti per poter essere contattato, dunque in assenza della possibilità di interagire con il segnalante per i seguiti della segnalazione, la stessa viene considerata come non gestibile ai sensi della disciplina whistleblowing e viene pertanto trattata come segnalazione ordinaria.

6.5 In ogni caso, le segnalazioni anonime dovranno essere registrate dal gestore della segnalazione e la documentazione ricevuta dovrà essere conservata. Infatti, Il Decreto prevede che laddove il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso debbano essere garantite le tutele previste per il segnalante.

6.6 Completata la fase relativa alla trasmissione dell’avviso di ricevimento, il gestore procede all’esame preliminare della segnalazione ricevuta. Durante tale fase, è necessario che il gestore delle segnalazioni valuti la procedibilità e successivamente l’ammissibilità della stessa.

6.7 La segnalazione si considera procedibile se ricorrono i presupposti soggettivi e oggettivi per effettuare una segnalazione interna, vale a dire che il segnalante sia un soggetto legittimato a effettuare la segnalazione e che l’oggetto della segnalazione rientri tra gli ambiti di applicazione della disciplina. Nel caso in cui la segnalazione riguardi una materia esclusa dall’ambito oggettivo di applicazione, la stessa potrà essere trattata come ordinaria e, quindi, gestita secondo le procedure ordinarie già in vigore nell’ente, dandone comunicazione al segnalante.

6.8 La segnalazione si considera ammissibile se risultano chiare le informazioni relative a:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, che contenga i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità attraverso cui il segnalante è venuto a conoscenza dei fatti;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

6.9 Si considerano pertanto inammissibili le segnalazioni nei seguenti casi:

• mancanza dei dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
• manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni tipizzate dal legislatore;
• esposizione di fatti di contenuto generico tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona preposti;
• produzione di sola documentazione senza la segnalazione vera e propria di violazioni.

6.10 In difetto dei requisiti di procedibilità e ammissibilità il gestore provvede ad archiviare la segnalazione, conservando evidenza della tracciabilità delle motivazioni a supporto.

6.11 Se la segnalazione è procedibile e ammissibile, il gestore assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti segnalati, garantendo tempestività e rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale.

6.12 Il gestore, in particolare, procede direttamente, ove possibile, ad acquisire gli elementi informativi necessari alle valutazioni attraverso l’analisi della documentazione e delle informazioni ricevute, ovvero attraverso il coinvolgimento di altre strutture aziendali o anche di soggetti specializzati esterni in considerazione delle specifiche competenze tecniche e professionali richieste, ovvero ancora mediante l’audizione di eventuali soggetti interni ed esterni.

6.13 Nella fase delle indagini interne, nel caso in cui risulti necessario avvalersi dell’assistenza tecnica di professionisti terzi, nonché del supporto specialistico del personale di altre funzioni o direzioni aziendali è necessario – al fine di garantire gli obblighi di riservatezza richiesti dalla normativa – oscurare ogni tipologia di dato che possa consentire l’identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta.

6.14 Una volta completata l’attività di accertamento, il gestore della segnalazione può archiviare la segnalazione perché infondata, motivandone le ragioni, ovvero dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi e funzioni interne competenti per i relativi interventi.

6.15 Al gestore della segnalazione, infatti, come chiarito dalle Linee Guida di Confindustria, non compete alcuna valutazione in ordine alle responsabilità individuali e agli eventuali successivi provvedimenti o procedimenti conseguenti.

6.16 In merito al termine del tre mesi per il riscontro al segnalante, non è necessario concludere l’attività di accertamento entro i tre mesi, considerando che possono sussistere fattispecie che richiedono, ai fini delle verifiche, un tempo maggiore. Pertanto, si tratta di un riscontro che, alla scadenza del termine indicato, può essere definitivo se l’istruttoria è terminata oppure di natura interlocutoria sull’avanzamento dell’istruttoria, ancora non ultimata. In tal caso, al segnalante saranno successivamente comunicati gli esiti finali dell’istruttoria.

7. Possibilità di segnalazione esterna

7.1 Le persone sopra identificate quali soggetti abilitati ad effettuare le segnalazioni posso avvalersi, oltre che del canale interno, anche del canale esterno messo a disposizione da ANAC Autorità Nazionale Anticorruzione.

7.2 Il D. Lgs. 24/2023 prevede in particolare che si possa ricorrere alla segnalazione esterna nei seguenti casi:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alle disposizioni di legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

7.3 La segnalazione ad ANAC si effettua tramite la piattaforma informatica messa a disposizione dalla stessa ANAC oppure in forma scritta od orale (attraverso linee telefoniche e altri sistemi di messaggistica vocale), o, se la persona lo richieda, anche attraverso un incontro in presenza fissato in un tempo ragionevole. L’ANAC deve dare riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento.

7.4 Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito www.anticorruzione.it.

8. Conservazione della documentazione relativa alle segnalazioni

8.1 Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

9. Protezione della persona segnalante e divieto di ritorsione

9.1 La persona segnalante non può subire alcuna ritorsione per effetto della segnalazione effettuata.

9.2 Come previsto dal D. Lgs. 24/2023 costituiscono ritorsioni i seguenti comportamenti riconducibili alle segnalazioni effettuate secondo la presente procedura (peraltro, in caso di contenzioso, con onere della prova del carattere non ritorsivo a carico della persona che avrebbe posto in essere i comportamenti ritorsivi):

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

9.3 I comportamenti ritorsivi, inoltre, costituiscono grave illecito disciplinare e pertanto sono sanzionati dall’ente, previa indicazione anche da parte dell’OdV.

9.4 Il divieto di comportamenti ritorsivi si applica anche nei confronti dei “facilitatori del segnalante”, definiti dal D. Lgs. 24/2023 come le persone che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo, nonché delle persone che operano all’interno del medesimo contesto lavorativo e che sono legate al segnalante da un vincolo di affetto stabile o parentela fino al quarto grado.

9.5 il segnalante perde la protezione qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, nonché in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave. In entrambe le ipotesi alla persona segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare.

10. Possibili sanzioni nei confronti dell’ente per violazione della legge sul whistleblowing

10.1 L’ANAC può applicare al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni;

11. Possibilità di divulgazione pubblica

11.1 La persona autorizzata ad effettuare segnalazioni in base alla presente procedura ha la facoltà, in base al D. Lgs. 24/2023, di procedere alla divulgazione pubblica delle circostanze che potrebbero integrare violazioni oggetto di segnalazione in uno dei seguenti casi:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini di legge in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa

11.2 Per “divulgazione pubblica” s’intende, in base al Decreto, rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

12. Informazione agli interessati sulla possibilità di effettuare segnalazioni

12.1 La presente procedura viene pubblicata sul sito web dell’ente, in modo tale da essere facilmente accessibile a tutti gli interessati.

12.2 L’ente organizza inoltre specifiche attività di formazione e aggiornamento del proprio personale interno allo scopo di illustrare il contenuto del D. Lgs. 24/2023 e della presente procedura.

13. Formazione del personale incaricato della gestione delle segnalazioni

13.1 L’ente procede altresì alla formazione del personale che gestisce il canale di segnalazione, qualora non sia già formato in materia, trattando in particolare i seguenti aspetti:

• riferimenti normativi (direttive, decreto, linee guida)
• procedura adottata dall’ente per il whistleblowing;
• principi generali di comportamento da adottare nell’attività di gestione delle segnalazioni;
• profili connessi alla confidenzialità e riservatezza;
• etica ed integrità nella gestione delle segnalazioni;
• tecniche di ascolto attivo, competenze comunicative e collaborazione nella gestione delle segnalazioni.

14. Approvazione della presente procedura e delle successive revisioni

14.1 La presente procedura viene approvata con delibera dell’organo dirigente ed il testo originale, con data e firma del legale rappresentante, viene archiviato presso la segreteria dell’ente.

14.2 Per le successive revisioni si segue la stessa modalità.

15. Informativa alle rappresentanze sindacali

15.1 Le rappresentanze sindacali, ove costituite, vengono informate in merito all’adozione della procedura e delle successive revisioni, mediante invio della bozza del testo della stessa e manifestazione di disponibilità alla consultazione in merito, prima dell’entrata in vigore della stessa.

INFORMATIVA SOGGETTI SEGNALANTI E FACILITATORI AI SENSI DELL’ART.13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016

Il Titolare del trattamento Associazione CNOS-FAP REGIONE SARDEGNA nella persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede in SELARGIUS (CA), via DON BOSCO NR 14……., desidera informarLa in merito al trattamento dei dati personali effettuato in relazione ala gestione delle segnalazioni disciplinate dalla procedura del whistleblowing adottata dall’Istituto a cui si rinvia. Ai sensi del’art. 31 del Regolamento EU679/2016, comunichiamo le seguenti informazioni:

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO ESUOI RECAPITI: li Titolare del Trattamento è al Associazione Cnos-Fap REGIONE SARDEGNA. che è possibile contattare attraverso li seguente indirizzo mail sede.regionale@cnosfapsardegna.it;

2. RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DATI/DATA PROTECTION OFFICER (RPD/DPO): è ol Studio Legale e Commerciale Montemarano; referente avv. Paola Raponi contattabile al seguente indirizzo mail: paola.raponi@studiomontemarano.it

3. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO: lI trattamento dei dati personali consiste nelle operazioni previste dall’art. 4.2 del Regolamento UE 679/2016 ovvero: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità di seguito indicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. lI sistema di gestione delle segnalazioni garantisce in ogni fase, analiticamente descritta nella procedura del whistleblowing adottata dall’Istituto, al riservatezza dell’identità del “segnalante” / “facilitatore”, delle persone coinvolte o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

4. OGGETTO DEL TRATTAMENTO: I dati forniti dal “segnalante” o dal “facilitatore” (persona fisica che assiste li segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata) per rappresentare le presunte condotte illecite (come definite dalla procedura del whistleblowing adottata dall’Istituto) delle quali sia venuto a conoscenza ni ragione del proprio rapporto di lavoro con l’Istituto e commesse da soggetti che, a vario titolo interagiscono con li medesimo, vengono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione. In particolare, i dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del “segnalante” /”facilitatore” (nel caso di segnalazioni non anonime) nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione sono:
   

   – dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);
   

   – categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione.

5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO: L’Istituto per le proprie finalità istituzionali, connesse o strumentali all’attività svolta, tratta iSuoi dati personali in qualità di “segnalante” / “facilitatore” cioè di soggetto che in buona fede segnala atti illeciti conosciuti nel contesto lavorativo di appartenenza.
   Rientrano in questa categoria i seguenti soggetti:

   – i lavoratori subordinati assunti alle dipendenze dell’ente con contratto sia a tempo determinato che indeterminato, anche nel periodo di prova;
   

   – le persone che hanno svolto colloqui di lavoro poi non andati a buon fine, relativamente ad eventuali circostanze illecite apprese nella fase di selezione;
   

   – i lavoratori autonomi che svolgono attività a favore dell’ente;
   

   – gli addetti delle ditte appaltatrici che svolgono servizi a favore dell’ente mediante contratto di appalto;
   

   – i liberi professionisti e i consulenti dell’ente;
   

   – i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
   

   – i componenti degli organi statutari dell’ente;
   

   – i lavoratori anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

   I dati personali sono trattati dal Titolare del Trattamento in particolare per: a) la gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023; b) l’adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria; c) la difesa o accertamento di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

6. BASE GIURIDICA: I dati personali sono trattati dal “Gestore interno delle segnalazioni” appositamente nominato e autorizzato dal Titolare del Trattamento.
   

   La base giuridica del trattamento è costituita:
   

   – per al finalità di cui alla lettera a), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto li Titolare del Trattamento; inoltre, per le segnalazioni scritte a mezzo raccomandata, registrate, raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o piattaforme comunque in forma orale, dal consenso del segnalante (ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR);
   

   – per le finalità di cui alla lettera b), dall’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto li Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
   

   – per le finalità di cui alla lettera c), dal legittimo interesse del titolare (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

   lI conferimento dei dati è necessario per li conseguimento delle finalità di cui sopra; li loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

7. TEMPO DI CONSERVAZIONE DEI DATI: l’Istituto conserva i dati personali secondo i termini previsti dall’art. 41 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per li tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione al “Gestore interno della segnalazione”.
   

   I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

8. DESTINATARI DEI DATI: alcuni trattamenti dei dati possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi ai quali l’Istituto affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 5); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:
   

   – collaboratori/legali di cui li Gestore Interno delle segnalazioni si avvale per lo svolgimento delle attività conseguenti alle segnalazioni, debitamente autorizzati al trattamento dei dati;
   

   – consulenti;
   

   – società/ Studi incaricati dell’amministrazione e gestione del personale;
   

   – agenzie investigative;
   

   – istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia

9. DIRITTI E OBBLIGHI DELL’INTERESSATO: nella Sua qualità di soggetto interessato, Le vengono riconosciuti i seguenti diritti previsti dal Regolamento Europeo Privacy 679/16:
   

   – i diritto di accesso ai Suoi dati personali;

   – li diritto di rettifica, cancellazione e limitazione del Trattamento dei dati personali che La riguardano;
   

   – li diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo;
   

   – li diritto di chiedere al limitazione del Trattamento, al portabilità dei dati, al cancellazione dei dati trattati (diritto all’oblio), al cancellazione o li blocco di dati che sono trattati violando la legge;
   

   – lI diritto di aggiornare, correggere o integrare i dati inesatti e incompleti;
   

   – li diritto ottenere un ‘attestazione da parte del Titolare che tali operazioni sono state portate a conoscenza dei soggetti ai quali idati erano stati precedentemente comunicati (a meno che ciò risulti impossibile o richieda un impegno sproporzionato rispetto al diritto tutelato);
   

   – li diritto di opporsi, per motivi legittimi, al Trattamento dei Suoi dati;
   

   – li diritto di opporsi al Trattamento dei Suoi dati per scopi di informazione commerciale o per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, oppure per ricerche di mercato.

   L’interessato ha diritto di proporre reclamo in qualsiasi momento alla competente autorità di controllo laddove ravvisino una violazione del Regolamento UE 679/2016 oppure di altre normative riguardanti la tutela dei dati personali.

10. MODALITÀ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI: l’interessato, nelle persone del “segnalante” o del “facilitatore”, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 2 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne al cancellazione o ca. diritto all’oblio, li diritto ala limitazione del trattamento, li diritto ala portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo del referente DPO: paola.raponi@studiomontemarano.it.
    

    Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.
    

    I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per li tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2- undecies del Codice Privacy ni quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto ala tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.